El trabajo ha cambiado a lo largo de los años, y cuando antes solo tenías que ocuparte de una tarea o dos, ahora la multitarea se ha convertido en la norma dentro del entorno laboral. Revisar los correos electrónicos, los chats, las notificaciones, el teléfono… se convierten en un enemigo silencioso de la productividad. Sin embargo, existe una forma de evitar que esto te ocurra a ti y que sientas que no avanzas en el trabajo. Se trata de compartimentar tareas, en inglés, time-blocking.
Qué es compartimentar tareas o time-blocking
El verbo compartimentar significa asignar diferentes periodos de tiempo a una actividad, sin que haya interrupciones ni cambios de foco. Es decir, cada tarea tiene un momento concreto para realizarse y tú te comprometes a centrarte en ese tiempo.
De esta manera, los beneficios que puedes conseguir se inician con la dedicación plena a la actividad que realizarás, logrando que el cerebro cambie constantemente de contexto (y evitando la eficiencia cognitiva). Además, consigues crear hábitos laborales saludables.
Por ejemplo, si a lo largo del día tienes que hacer 10 tareas diferentes, el objetivo es planificar cada una de esas tareas para un tiempo concreto. De esta forma, una vez acabada, no tendrías que volver a ella, sino centrarte en las demás.
La monotarea, el truco para conseguir mayor productividad
Son numerosos los estudios que avalan que la multitarea no es efectiva, pero sí la monotarea.
Cuando una persona tiene que hacerse cargo de varias tareas a la vez, disminuye la concentración en todas ellas y aumenta la probabilidad de que se cometan errores o de que haya un mayor desgaste mental. Es más, con la multitarea conseguirás disminuir tu productividad en un 40 %. En cambio, al centrarte en una sola tarea, puedes reducir el estrés, profundizar en la actividad y lograr resultados que sean de mejor calidad.
Qué beneficios tiene el time-blocking
A la hora de aplicar la compartimentación de las tareas a realizar a lo largo de tu jornada laboral, vas a ver cómo mejora la concentración en la tarea, en ocasiones dedicándole mucho menos tiempo del que antes le dabas. También conseguirás reducir la procrastinación, al lograr enfocarte solo en un objetivo y mantener el esfuerzo en conseguir acabarlo.
Para ello, esta técnica se inicia con una planificación de cuáles son las tareas y prioridades en tu trabajo. Esto se puede realizar con herramientas como matices ABCD o con la matriz Eisenhower. Una vez relleno, hay que pasar los resultados a un calendario, reservando bloques y asignando tiempo exclusivo para cada una de las actividades que tienes que llevar a cabo. En algunos trabajos, será necesario repetir algunas de las tareas, como puede ser estar pendiente del correo electrónico o en caso de gestionar equipos de trabajo, por lo que hay que tenerlo en cuenta para distribuirlas a lo largo de la jornada laboral para que se evite descuidar estas y otras actividades.
Para conseguir que nada te distraiga es importante silenciar notificaciones y cerrar cualquier pestaña que sea innecesaria en el ordenador. Toda tu atención ha de estar en acabar la tarea en el tiempo asignado sin despistarte por nada más, manteniendo el foco en lo que tienes que hacer. Por, eso, muchos expertos recomiendan combinar el time-blocking con otras técnicas de productividad, como son la técnica Pomodoro, que consiste en trabajar durante 25 minutos (o el tiempo que necesites) y después descansar durante 5 minutos, para repetir en bloques de cuatro y tomar un descanso mayor, de 15 minutos; o el mindfulness o atención plena, que no solo reduce las distracciones, sino que también se encarga de mejorar tu regulación emocional y la concentración en lo que tengas entre manos.
Una vez terminada la jornada, has de registrar y revisar cómo ha sido tu desempeño, ajustando los bloques según lo que has conseguido o modificándolo hasta que obtener la mejor organización posible para lograrlo. También es conveniente registrar si ha habido interrupciones y cuántas, cuál ha sido el tiempo real y el estimado en cada actividad y cómo te sientes al llevar a cabo una jornada basada en un horario concreto. Y es que este método exige disciplina, compromiso y estructura, evitando cualquier otra distracción, ya sea en persona u online.
