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Las 8 mejores técnicas para gestionar mejor tu tiempo y el de tu equipo

El tiempo es oro, tanto en términos de realización personal, conciliación y ocio como de organización y productividad. Si no has dado con la fórmula para organizarte bien ni puedes evitar las distracciones o pérdidas de tiempo, tenemos 8 estrategias muy útiles para ti.

La manera en la que administramos nuestra jornada laboral, disponemos las técnicas, herramientas y espacios más propicios para incrementar nuestra productividad y eliminamos el foco de nuestras distracciones y fuentes de desequilibrio -como las aplicaciones de mensajería o las notificaciones de redes sociales durante el horario de trabajo- influye en gran medida sobre la gestión del tiempo, y por ende, sobre los resultados obtenidos. 

Si ya de por si optimizar el tiempo y los horarios propios no se trata de una tarea sencilla, menos aún lo es cuando tienes una plantilla a tu cargo. Si quieres mejorar tu capacidad organizativa y la de tu equipo al completo, no te pierdas los siguientes ocho consejos sobre la gestión horaria.

8 excelentes técnicas de gestión del tiempo

  • Adherirse a un horario fijo y personalizado: Cada persona debe buscar cuáles son sus momentos, picos y franjas horarias más productivas del día y respetar los horarios marcados, asegurándose de contar con los recursos necesarios para poder trabajar sin interrupción ni molestias desde que empiece. ¿Qué tu productividad cae en picado por la tarde? Mejor madrugar. ¿Qué precisas hacer pequeños descansos periódicos? Utiliza la técnica Pomodoro. Según tu propia experiencia, podrás establecer las prioridades y la dedicación a cada proyecto con el máximo rendimiento.
  • No permitas que el correo electrónico sabotee tu productividad: El email puede convertirse en una herramienta productiva o en un lastre, especialmente si lo consultas a cada momento o pretendes dar respuestas inmediatas a todos los clientes o proveedores. Lo mejor es que establezcas un momento del día -por ejemplo, a primera hora de la mañana o a última de la tarde- para organizar tu bandeja de entrada, eliminar correos o enviar mensajes de correo electrónico a otros miembros del equipo.
  • Elimina las reuniones innecesarias: Por supuesto que las reuniones deben convertirse en espacios y momentos eficaces para planificar proyectos, obtener feedback y solucionar problemas, pero debes intentar reducirlas a un número o duración productiva en lugar de fijarlas por sistema. Pregunta a los empleados cuáles son los mejores momentos del día o de la semana para no frenar su productividad o interrumpir sus tareas, empleando instrumentos organizativos como Google Calendar. Además, apúntate nueve cosas que no debes hacer durante una reunión.
  • Divide tus tareas en categorías: Algunas personas pueden desarrollar perfiles multitarea a excepción de cuando están, por ejemplo, escribiendo o desarrollando un proyecto de investigación. Dependiendo de aquellas cosas que puedas hacer ininterrumpidamente y otros para los que puedas realizar descansos, divide tu horario y sus pertinentes descansos y mejora tus hábitos, eliminando los más negativos de forma progresiva.
  • Descubre los beneficios del silencio: Es estupendo parar para tomar un café y conversar o utilizar el diálogo como herramienta de debate, pero también son necesarios los momentos de total silencio, ya que este evita las distracciones propiciadas por los sonidos de la calle o los pitidos de los aparatos electrónicos.
  • Ayuda digital con los asistentes de tareas: Utilizar deadlines, aplicaciones de gestión de tareas y herramientas de trabajo colaborativo -como la suite de aplicaciones de Google, Slack, Hipchat, Trello, Taskade, Evernote, etc…- es fundamental para organizarte y que no se te olvide resolver los asuntos más importantes, especialmente si eres una persona despistada u olvidadiza.
  • Planifica el día de antemano: Comienza el día un plan elaborado -y anotado si se quiere, a mano- la noche anterior o durante el café del desayuno. Analizar y plasmar de forma gráfica tus compromisos diarios puede ayudarte a comprender a desglosar las tareas pertinentes para resolver todos los puntos necesarios y alcanzar cotas más elevadas de productividad.
  • Permite a tu equipo encontrar el mejor sistema sin imponerlo: La flexibilidad y la retroalimentación serán tus mejores amigas si las usas con acierto, ya que de esta manera tu equipo podrá expresar que sistemas -tanto de gestión de horarios, conciliciación y trabajo remoto como de implementación de diferentes herramientas y mecanismos colaborativos. Cuanto más margen tenga tu plantilla para tomar sus propias decisiones con respecto a la optimización del tiempo, mucho mejor.

Vía | Smallbiztrends

¿Está tu móvil matando tu productividad?

Si sufres nomofobia, aunque sea moderada, es probable. La necesidad de saber qué es esa notificación que acabas de recibir en el móvil te abstrae de cualquier otra cosa que estés haciendo, incluyendo tu trabajo.

Un recordatorio del calendario, un correo, el cumpleaños de un amigo o un ingreso en la cuenta bancaria. Son sólo cuatro de las muchas cosas que puede significar esa notificación que acabas de recibir en el móvil mientras trabajas. Pero siempre tiene el mismo efecto: abstraerte de lo que estás haciendo.

Y es que nuestro móvil es uno de los elementos que más nos distraen, respondamos o no a las notificaciones. Cuando escuchamos el sonido (o vemos la luz led de aviso que incluyen muchos modelos) nuestra capacidad de concentración se ve automáticamente reducida, y las probabilidades de comerte un error son tan altas como si respondiéramos a una llamada.

Son las llamadas distracciones digitales y su efecto entre los millennials es todavía mayor porque son heavy users de los móviles y por ende reciben más notificaciones.

Según un estudio de Pew Research Center, un usuario de entre 18 y 24 años manda y recibe una media de 109,5 mensajes en su móvil cada día; si tenemos en cuenta que pasa alrededor de un tercio de la jornada en el trabajo, sólo en este contexto recibe de media entre 30 y 40 mensajes (esto sin tener en cuenta los grupos en los que pueda estar incluido, ya que en ese caso la cifra puede dispararse).

La distracción que provocan las dichosas notificaciones no es más que la necesidad de saber qué significan; cuando revisamos la respuesta que nos dan a un mensaje o accedemos a información que un segundo antes no teníamos, nuestro cerebro activa la dopamina, que nos produce satisfacción.

Esto acaba siendo la pescadilla que se muerde la cola: cuantas más notificaciones consulto, mejor me siento, y al final acabo siendo adicto.

Esta adicción tiene relación estrecha con la ya conocida nomofobia, trastorno por el que una persona se siente mal, aislada y desconectada (con cuadros de ansiedad en los casos más extremos) si no lleva encima su teléfono móvil y lo tiene sin batería y no puede consultarlo.

Es uno de lo males que aquejan a las sociedades modernas y conviene atender a los síntomas para ver si nos hemos convertido en escalvoss de nuestros terminales (dolor de cabeza o de estómago, pensamientos obsesivos o taquicardias).

Si fuera el caso, en conveniente acudir a un especialista, y en el entorno laboral, tomar ciertas medidas. Es difícil prescindir del móvil cuando en él tenemos aplicaciones que sirven tanto para la vida diaria como para la productividad, así que lo ideal es fraccionar el tiempo y utilizar determinados momento para consultarlo.

Apaga los avisos de notificaciones o siléncialos (asergurándote de que la luz led tampoco te distrae). Diversos estudios recogen que, de media, cada seis minutos miramos las actualizaciones en nuestras apps; por eso es recomendable dejar tu terminal apartado y cogerlo en momentos de descanso.

En cuanto a los emails, la notificación laboral por excelencia, también es aconsejable consultarlos y responderlos todos a la vez, y en momentos concretos del día.

Escrito por Lara Olmo

¿Tu empresa cuida de su canal en YouTube?

No paramos de oír que Internet es una vitrina. Otro lugar donde exponer nuestros productos. Pasa el tiempo, somos conscientes de que los compradores online aumentan, y a pesar de ello dejamos a su suerte nuestra marca en una red social.

Sin cuidar su imagen, ni a los clientes que exponen sus dudas, quejas y críticas. Si cuanto más humana se muestre una empresa más valiosa será su imagen, rectificar eliminando nuestra presencia en una red o canal de vídeos, será lo mejor. Sobre todo, si no pensamos compartir contenido.

¿Tu negocio está en línea?

No, no me refiero a si tu negocio emplea WhatsApp, sobre ese tema puedes encontrar información en este artículo: WhatsApp para utilizar con los clientes, ¿qué nos da y qué nos quita respecto a los SMS?.

Hago alusión a esas páginas web sacadas de otra época, y no hablamos de su diseño, cada uno puede optar por el logotipo, el color y la disposición del contenido según crea apropiado para él y sus clientes. Son estos últimos los damnificados por propietarios de páginas web obsoletas.

Comienza un nuevo curso, igual ha llegado el momento de renovar algunos aspectos de nuestra página si en ella también hemos incluido una zona para una tienda virtual, por ejemplo.

Todo lo que nunca haría si volviera a empezar mi negocio desde cero

La vida sería mucho más sencilla si pudiésemos predecir el futuro y descubrir cuáles van a ser los errores que cometeremos. Pero como eso hasta ahora es imposible, solo nos queda una opción: equivocarnos cuanto antes para aprender rápido qué es lo que funciona. Y como también se puede aprender de la experiencia de los demás, hoy te explico lo que nunca volvería a hacer si me tocase empezar de nuevo.

La duda de hoy me la plantea Agustín Grau de agustingrau.com. La pregunta de Agustín me lleva a los inicios de mi proyecto porque quiere saber qué es lo que jamás volvería a hacer.

Cómo compaginar un trabajo por cuenta ajena y un proyecto online de éxito con Miguel Florido

Hoy tengo conmigo a Miguel Florido  de www.marketingandweb.es, profesor de la Universidad Católica de Valencia “San Vicente Mártir” y blogger de referencia por la altísima calidad de sus contenidos.

En el episodio de hoy nos cuenta cómo es capaz de gestionar ambos “mundos” y el sistema que ha utilizado para crear el curso gratuito de marketing más completo visto hasta la fecha en español.

Si quieres descubrir…

  • Cómo compatibilizar un trabajo por cuenta ajena y un proyecto online.
  • El camino para poder estar en lo más alto del mundo blogging de habla hispana.
  • Los pasos que hay que seguir para crear un curso gratuito y convencer a los mejores.
  • El proceso para hacer posts de 4.000 palabras que dejen huella.
  • 5 consejos de SEO para destacar con tu blog.

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Tu Negocio Online 50 herramientas gratuitas para impulsarlo

Abrir un negocio online puede significar para algunas personas un desafío más grande de lo que suponen, pero tengo que decir que gracias a las herramientas gratuitas, muchas de las tareas a las que nos enfrentamos día con día, se han simplificado bastante y por ello, parte de los retos del emprendedor se ven minimizados.

Existen cientos de herramientas gratuitas que nos facilitan la gestión de un negocio online, todo es cuestión de conocer a fondo lo que necesitamos y encontrar la aplicación que nos ayude a cubrir una necesidad, pero sobre todo, que nos ayude a impulsar la productividad de nuestro negocio.

Curso de creación de tienda online en WordPress con Woocommerce

Woocommerce es un complemento para WordPress que convierte nuestro sitio en una tienda on-line. La mayor ventaja es su interface de usuario que, al ser similar al resto de WordPress nos permite tener una curva de aprendizaje muy corta.

En estos videos del curso que nos ofrece on-line la empresa de hosting Webempresa, vamos a ver la instalación y configuración de nuestra tienda en wordpress con este increible complemento.